Co se po novelách skutečně změnilo
Schvalování dohod o provedení práce už není jen administrativní formalita. Po nejnovější vlně novel se z DPP stal nástroj, který vyžaduje přesnější evidenci, lepší kontrolu limitů a větší součinnost mezi personalistikou, mzdovou účtárnou a vedoucími zaměstnanci. Cílem změn je omezit obcházení odvodů a zlepšit dohled nad tím, kolik práce člověk pro jednoho zaměstnavatele reálně odpracuje.
Prakticky nejdůležitější je, že zaměstnavatel musí mnohem dříve hlídat, zda se odměna a rozsah práce nepřibližují hranici, od které vzniká povinnost odvádět pojistné. U DPP přitom rozhoduje nejen výše odměny, ale i souběh více dohod, přesné vykazování hodin a v některých případech také oznamovací povinnost vůči státu. V praxi tedy nestačí „mít podepsanou smlouvu“ — je nutné mít proces, který průběžně hlídá data.
Limity, které rozhodují o odvodech a schvalování
Základní limit u dohody o provedení práce zůstává v tom, že jde o práci v rozsahu maximálně 300 hodin ročně u jednoho zaměstnavatele. To je stále klíčový parametr při plánování směn i při schvalování nové dohody. Jakmile se člověk blíží této hranici, HR nebo nadřízený by měl automaticky dostat upozornění, že další práce už není možné na DPP legálně rozšiřovat.
Vedle hodinového limitu je v praxi zásadní i limit odměny. V roce 2024 se do popředí dostaly změny kolem účasti na pojištění, které jsou navázány na výši příjmu z DPP. V běžném provozu se proto sleduje, zda měsíční odměna nepřekročí hranici, od které vzniká účast na sociálním a zdravotním pojištění. Pokud firma pracuje s více brigádníky, je vhodné nastavit v mzdovém systému automatické hlídání těchto prahů, protože ruční kontrola v Excelu je u desítek dohod nespolehlivá.
Pro schvalovací proces je důležité rozlišit tři situace:
- jednorázová krátkodobá DPP – vhodná pro sezónní nebo projektové práce,
- opakovaná DPP s pravidelnou odměnou – vyžaduje přesnější měsíční kontrolu limitů,
- současné DPP u více zaměstnavatelů – každá firma odpovídá za vlastní evidenci, ale zaměstnanec může narazit na odvodové dopady i celkově.
Jak má vypadat moderní schvalovací proces
Největší změna není jen v zákoně, ale v interním procesu. Pokud dříve stačil podpis vedoucího a personální evidence, dnes je potřeba vytvořit jasný workflow. Ideální je, aby každá DPP prošla alespoň čtyřmi kroky: návrh pracovní náplně, kontrola limitů, schválení odpovědnou osobou a následná měsíční kontrola odpracovaných hodin a odměny.
V praxi se osvědčuje jednoduchý systém upozornění. Například při dosažení 80 % limitu 300 hodin dostane vedoucí automatický e-mail, při 90 % limitu se dohoda označí jako riziková a bez potvrzení HR není možné přidělit další práci. To lze nastavit i bez drahého software pomocí formulářů v Microsoft 365, Google Workspace nebo v nástroji typu Smartsheet či Airtable. Ve větších firmách dává smysl napojení na HR systém nebo mzdový software, který umí hlídat kumulaci hodin i měsíční odměny.
Konkrétní příklad: brigádník nastoupí na DPP na administrativní výpomoc za 180 Kč/hod. V lednu odpracuje 45 hodin, v únoru 70 hodin a v březnu dalších 80 hodin. Bez průběžné evidence může firma snadno zjistit až zpětně, že se blíží ke kritickému součtu. Pokud ale má interní kontrolu v kalendáři nebo v docházkovém systému, upozornění přijde ještě před uzavřením výplaty a není nutné opravovat mzdy dodatečně.
Na co si dát pozor u dokumentace a evidence
Nejčastější problém u DPP není samotná smlouva, ale špatná dokumentace. Při kontrole je potřeba doložit nejen text dohody, ale také rozsah práce, odpracované hodiny, výši odměny a důvod, proč byla dohoda uzavřena právě v tomto režimu. Pokud je práce dlouhodobá, opakovaná a organizačně svázaná s běžným provozem firmy, může kontrolní orgán zkoumat, zda nejde o skrytý pracovněprávní vztah, který by měl být řešen jinak.
Praktické minimum by mělo obsahovat:
- přesně vymezený druh práce,
- časové období trvání dohody,
- mechanismus evidence hodin,
- odpovědnou osobu za schvalování práce,
- archivaci podkladů po dobu, kdy mohou být vyžádány při kontrole.
Užitečné je také zavést jednotný formulář pro schvalování nové DPP. V něm by měl být checkbox, zda už daná osoba pro firmu nepracuje na jiné dohodě, kolik hodin má aktuálně vyčerpáno a jaká je odměna za hodinu i za měsíc. Tím se sníží riziko, že vedoucí schválí další směny bez znalosti celkového stavu.
Digitalizace schvalování: co se vyplatí firmám i účetním
Nejlepší odpověď na nové požadavky je digitalizace. Firmy, které stále schvalují dohody e-mailem a evidence vede každý odděleně, ztrácejí kontrolu nad limity i nad historií změn. Mnohem lepší je mít jeden centrální systém, kde se dohoda zakládá, schvaluje, podepisuje a následně vyhodnocuje.
Pro menší firmy stačí kombinace elektronického podpisu a sdílené evidence. Podepisování lze řešit přes Signi, DocuSign nebo Adobe Acrobat Sign. Docházku a odpracované hodiny pak lze vést v nástrojích jako Tapfiliate nebo běžných HR systémech, ale nejdůležitější je, aby data byla propojená s mzdovou agendou. U větších zaměstnavatelů je vhodné napojení přes API nebo exporty CSV, aby se údaje o hodinách a odměnách přenášely bez ručního přepisování.
Velmi praktická je i jednoduchá automatizace v Power Automate nebo Make. Jakmile se v tabulce překročí nastavený počet hodin, systém pošle upozornění HR, vedoucímu i mzdové účetní. To výrazně snižuje riziko, že se dohoda vyhodnotí až při uzávěrce, kdy už je oprava komplikovaná.
Co by měli hlídat zaměstnavatelé, účetní i samotní brigádníci
Pro zaměstnavatele je klíčové nastavit interní pravidla: kdo může DPP schválit, kdo kontroluje limity a kdo odpovídá za archivaci. Účetní by měli mít přístup k aktuálnímu přehledu všech dohod, aby uměli včas rozpoznat rizikové případy. A brigádníci by měli vědět, že každá změna odměny nebo rozsahu práce může mít dopad na odvody i na čistý příjem.
Pokud firma zaměstnává více lidí na DPP, vyplatí se jednou měsíčně udělat kontrolní report s těmito položkami:
- jméno pracovníka a číslo dohody,
- odpracované hodiny za měsíc i od začátku roku,
- vyplacená odměna,
- zbývající prostor do limitu 300 hodin,
- poznámka, zda dohoda nevyžaduje další schválení nebo změnu režimu.
V prostředí, kde se pravidla postupně zpřesňují, je největší výhodou předvídatelnost. Kdo má procesy postavené na datech, automatických upozorněních a jednotné dokumentaci, zvládne nové požadavky bez zbytečných sankcí i bez administrativního chaosu. U DPP dnes nerozhoduje jen to, co je napsané ve smlouvě, ale hlavně to, jak dobře firma umí práci průběžně řídit a doložit.
