Rozchod s marketingovou agenturou nebo freelancerem bývá často emočně i provozně náročný. Pokud spolupráce nefunguje, nebo se vaše cesty rozcházejí z rozpočtových důvodů, cílem je ukončit vztah tak, abyste nepřišli o drahocenná data, přístupy k účtům a neochromili chod firmy. Marketingoví specialisté mají totiž v rukou klíče k vaší digitální identitě.
Abyste minimalizovali riziko „únosu“ vašich účtů, smazání dat nebo právních sporů, postupujte podle následujícího bezpečnostního protokolu.
1. Než promluvíte: Zkontrolujte vlastnictví a přístupy
Největší chybou je oznámit konec spolupráce ve chvíli, kdy nemáte plnou kontrolu nad svými platformami. Než agentuře odešlete e-mail nebo si zavoláte, proveďte audit svých digitálních aktiv.
- Kdo je hlavní vlastník (Owner): Ujistěte se, že vy (vaše firma) jste hlavním vlastníkem všech klíčových účtů. To se týká zejména:
- Google Business Profile (Moje firma na Googlu)
- Meta Business Suite (Facebook a Instagram stránky, reklamní účty)
- Google Analytics 4 a Google Tag Manager
- Reklamní systémy (Google Ads, Sklik)
- Správa domény a webhostingu
- Stupně přístupu: Agentura by měla mít vždy pouze status „Partnera“ nebo „Správce“, nikdy by neměla figurovat jako primární vlastník, který vás může z vašeho vlastního systému vymazat. Pokud tomu tak je, změňte nastavení práv dříve, než o ukončení začnete jednit.
2. Právní rovina: Smlouva a výpovědní lhůta
Vytáhněte smlouvu o dílo (SoD), smlouvu o poskytování služeb nebo NDA (dohodu o mlčenlivosti) a důkladně si osvěžte podmínky.
- Výpovědní lhůta: Zjistěte, jak dlouhá je výpovědní doba (obvykle 1 až 3 měsíce) a k jakému dni začíná běžet (často k prvnímu dni následujícího měsíce). Podle toho naplánujte přechodné období.
- Licence a autorská práva: Ověřte si, komu podle smlouvy patří vytvořené grafické materiály, texty, videoreklamy nebo zdrojové kódy. Standardem by mělo být, že zaplacením faktury přecházejí licenční práva na vás.
- Forma výpovědi: Pokud smlouva vyžaduje písemnou výpověď, pošlete ji doporučenou poštou nebo datovou schránkou. Pouhý e-mail nebo zpráva na Slacku nemusí být právně závazná.
3. Předávací proces: Požadujte dokumentaci
Seriózní partner vám při odchodu nepředá jen chaos, ale ucelený přehled o stavu projektů. V rámci výpovědní lhůty trvejte na vytvoření předávacího protokolu, který bude obsahovat:
- Aktuální stav kampaní: Výkonnostní reporty, rozpracované strategie a seznam běžících reklam.
- Kreativní podklady: Přístup ke cloudovým úložištím (Google Drive, Dropbox, Canva), kde jsou uloženy zdrojové soubory grafik (PSD, Figma linky), loga a video materiály.
- Přehled hesel: Seznam specifických nástrojů, které agentura pro vaši firmu založila (např. e-mailingové nástroje, analytické pluginy).
4. Den D: Technické odpojení a změna hesel
Jakmile uplyne poslední den výpovědní lhůty a vy máte v rukou veškerá data, přichází čas na kompletní digitální uzamčení.
- Odebrání uživatelů: Ručně projděte všechny systémy a odeberte e-mailové adresy externistů ze seznamu správců. V Meta Business Suite odeberte agenturu jako partnerskou firmu.
- Změna sdílených hesel: Pokud jste markeťákovi poskytli přímé přístupové údaje (např. do administrace e-shopu, WordPressu nebo na specifické účty), okamžitě tato hesla změňte. Doporučuje se také změnit přístupová hesla na firemní Wi-Fi, pokud externista docházel k vám do kanceláře.
- Zrušení platebních karet: Pokud měla agentura přístup k vašim platebním kartám pro účely dobíjení kreditu na reklamu, zkontrolujte historii plateb a ideálně vygenerujte v bance nové virtuální karty pro budoucí kampaně.
5. Lidský faktor: Profesionální komunikace
I když se rozcházíte kvůli nespokojenosti, udržte komunikaci v čistě profesionální a věcné rovině. Český marketingový rybníček je malý a nikdy nevíte, kdy se s danými lidmi potkáte u jiného projektu.
- Jasný důvod, ale bez emocí: Vysvětlete, proč ke změně dochází (např. změna firemní strategie, potřeba jiného typu specializace).
- Domluvte se na dojezdu služeb: Bhem výpovědní lhůty potřebujete, aby kampaně běžely dál a firma neztrácela tržby. Motivujte odcházející stranu k tomu, aby svou práci dokončila poctivě – například příslibem včasného proplacení poslední faktury.
Správně zvládnutý proces ukončení spolupráce zajistí, že váš byznys neutrpí žádný výpadek a nový markeťák nebo agentura budou moci na práci plynule navázat bez toho, aby museli složitě dolovat přístupy k účtům, které vám legálně patří.
