Nejdřív si ujasněte, co přesně má být předáno
Největší chyba při ukončení spolupráce je domněnka, že „účetní pošle všechno“. V praxi je potřeba přesně vymezit, jaké výstupy, období a formáty mají být předány. U menší firmy to může být 1–2 roky dokladů, hlavní kniha, saldokonto, přiznání k DPH a podklady pro daně z příjmů. U aktivní společnosti s více agendami už jde často o desítky souborů a přístupy do několika systémů.
Dobré je připravit si seznam minimálně v těchto kategoriích:
- Účetní doklady – faktury vydané a přijaté, pokladní doklady, bankovní výpisy, interní doklady.
- Účetní sestavy – hlavní kniha, deník, obratová předvaha, saldokonto, kniha závazků a pohledávek.
- Daňové výstupy – přiznání k DPH, kontrolní hlášení, souhrnné hlášení, přiznání k dani z příjmů, přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovny.
- Mzdová agenda – pokud ji účetní zpracovával, pak mzdové listy, přehledy, evidenční listy a podklady k nemocenským dávkám.
- Digitální přístupy – účetní software, DMS, e-mailové schránky, bankovní exporty, portály úřadů.
V praxi doporučuji vytvořit předávací checklist v tabulce. Ideálně sloupce: doklad / období / formát / stav / kdo předal / datum. Už při pěti až deseti položkách výrazně snížíte riziko, že něco zůstane viset.
Jak korektně ukončit smlouvu a nepodcenit lhůty
Než začnete požadovat data, ověřte si smluvní vztah. U externího účetního bývá spolupráce řešena buď smlouvou o dílo, mandátní smlouvou, nebo rámcovou dohodou. Rozhodující jsou hlavně výpovědní lhůty, způsob doručení a povinnost součinnosti při ukončení.
Pokud smlouva lhůtu neřeší, obvykle platí obecná pravidla občanského práva a konkrétní nastavení vztahu. V praxi je ale bezpečnější poslat výpověď písemně, ideálně e-mailem s potvrzením doručení a současně datovou schránkou, pokud ji obě strany mají. U dlouhodobých vztahů bývá rozumné dát minimálně 30 dní na předání, u složitější agendy spíše 60 dní.
Je vhodné rozdělit ukončení do tří kroků:
- oznámení ukončení a uvedení posledního dne spolupráce,
- žádost o předávací balíček s přesným seznamem dokumentů,
- potvrzení převzetí včetně stavu jednotlivých položek.
U firem, které mají měsíční DPH nebo zaměstnance, je důležité časování. Když ukončíte spolupráci uprostřed měsíce bez předávacího plánu, můžete narazit na chybějící kontrolní hlášení, nedokončené mzdy nebo neodeslané podklady. Prakticky je lepší uzavírat spolupráci po uzavření měsíce nebo kvartálu.
Co si vyžádat v digitální i papírové podobě
Moderní účetnictví není jen o šanonech. Velká část agendy vzniká digitálně a předání musí pokrýt oba světy. Pokud nový účetní nedostane exporty z původního systému, může být nucen data přepisovat ručně, což zvyšuje chybovost i náklady. Podle praxe z menších firem bývá ruční rekonstrukce účetnictví o 20–40 % dražší než standardní převzetí s kompletními exporty.
Požádejte minimálně o tyto formáty:
- PDF pro finální sestavy a podepsané výstupy,
- XLSX/CSV pro seznamy faktur, saldokonto, evidence DPH,
- XML nebo nativní exporty pro účetní software, pokud je nový účetní umí načíst,
- archiv ZIP s rozdělením po měsících nebo agendách,
- papírové originály tam, kde nejsou digitalizované nebo je to vyžadováno interním procesem.
U papírových dokladů si hlídejte pořadí a úplnost. Vhodný je jednoduchý systém: rok → měsíc → agenda. U digitálních dat pojmenujte soubory jednotně, například 2024-03_DPH_kontrolni_hlaseni.pdf nebo 2024_Hlavni_kniha.xlsx. Tím se vyhnete situaci, kdy vám účetní pošle 80 souborů s názvy typu „scan001“.
Pokud účetní používal vlastní úložiště, požádejte také o seznam složek a strukturu archivu. Bez toho je předání neúplné i v případě, že soubory fyzicky existují.
Jak předání zkontrolovat, aby nový účetní nemusel začínat od nuly
Po převzetí dokumentace je potřeba udělat kontrolu konzistence. Nestačí jen ověřit, že „něco přišlo“. V účetnictví se chyby často projeví až po týdnech, třeba při uzávěrce DPH nebo při první kontrole ze strany úřadu. Proto doporučuji během prvních 3–5 pracovních dnů provést základní audit předání.
Kontrolní seznam by měl obsahovat:
- souhlas období mezi bankovními výpisy a účetní knihou,
- návaznost saldokonta na otevřené pohledávky a závazky,
- úplnost přiznání k DPH a kontrolních hlášení za posledních 12 měsíců,
- evidenci majetku a odpisů,
- stav mezd, dovolených a pracovněprávní dokumentace, pokud byly součástí agendy.
U firem s e-shopem nebo větším objemem faktur doporučuji porovnat i počet dokladů v účetnictví s reálným objemem transakcí v bankovnictví, platební bráně a fakturačním systému. Když například za měsíc proběhlo 240 plateb kartou, ale v účetnictví je jen 212 položek, je to jasný signál pro dohledání rozdílů.
Pokud máte k dispozici nový účetní software nebo DMS, nahrajte data nejdřív do testovacího prostředí. Ušetří to čas a odhalí chyby v importu dřív, než se promítnou do daňového přiznání.
Technické a bezpečnostní detaily, které se často přehlížejí
U předání účetnictví nejde jen o soubory, ale i o přístupy, bezpečnost a odpovědnost za data. V době, kdy jsou účetní doklady často v cloudu, je zásadní okamžitě řešit změnu hesel, odebrání přístupů a revizi oprávnění. Pokud to neuděláte, bývalý dodavatel může mít stále přístup k citlivým informacím o firmě, zaměstnancích i zákaznících.
Praktický postup:
- změňte hesla do e-mailu, bankovnictví, účetního systému a cloudového úložiště,
- zrušte sdílené účty nebo je převeďte na firemní vlastní,
- zkontrolujte, kdo má administrátorská práva v účetním softwaru,
- archivujte komunikaci o předání do jedné složky pro případ sporu,
- ujistěte se, že máte zálohu před převodem i po něm.
Velmi užitečné je mít 2 nezávislé zálohy: jednu v interním úložišti a jednu odděleně, například v šifrovaném cloudovém prostoru. U firem s vyšší citlivostí dat je vhodné používat i šifrování souborů a předávat hesla jiným kanálem než samotný archiv.
Z právního hlediska si pohlídejte i to, kdo je správcem dat a kdo zpracovatelem. U externího účetního může být vhodné ukončit i případnou smlouvu o zpracování osobních údajů a archivovat důkaz o tom, že po předání byly údaje dál zpracovávány pouze oprávněnými osobami.
Jak předávání zvládnout bez zbytečných konfliktů
Nejrychlejší cesta k problémům je obviňování a nejasná komunikace. I když spolupráce končí z důvodu nespokojenosti, vyplatí se držet profesionální tón. Účetní často drží v ruce citlivé historické informace a jeho součinnost může být klíčová pro hladký přechod na nového dodavatele. Když zvolíte věcný přístup, bývá předání rychlejší a kompletnější.
V praxi funguje jednoduché pravidlo: všechny požadavky posílejte písemně, stručně a s termínem. Místo obecného „pošlete nám účetnictví“ napište například: „Prosíme o předání kompletní agendy za období 1/2023–12/2024 do 10 pracovních dnů, včetně exportu hlavní knihy, saldokonta, přiznání k DPH a kontrolních hlášení v PDF a XLSX.“ Takový požadavek je konkrétní, měřitelný a dobře dohledatelný.
Pokud účetní spolupráci blokuje, nereaguje nebo předává data neúplně, je vhodné eskalovat situaci přes smluvní podmínky, případně právníka. Ve většině případů ale pomůže jasný seznam a průběžná kontrola. Když si nastavíte proces předání stejně pečlivě jako samotné účetnictví, snížíte riziko chyb, zpoždění i nákladných oprav v navazujících měsících.