Pracovní právo je dynamická oblast, která chrání jak zaměstnance, tak zaměstnavatele. Základním pilířem každého pracovního vztahu je pracovní smlouva a v moderní době se stále častěji řeší také pravidla pro práci na dálku, tzv. home office. Chyby v těchto dokumentech a jejich nesprávné uplatňování mohou vést k vážným právním sporům, finančním postihům a nepříjemným kontrolám ze strany Inspekce práce. Tento článek podrobně rozebírá nejčastější pochybení při uzavírání pracovních smluv a aktuální pravidla pro práci z domova dle českého zákoníku práce.
I. Pracovní smlouvy: Klíčové náležitosti a nejčastější chyby 📝
Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně a je nejdůležitějším dokumentem zakládajícím pracovní poměr. Zákoník práce (§ 34) striktně vyžaduje sjednání tří podstatných náležitostí, bez kterých je smlouva neplatná. Vedle toho existuje řada dalších chyb, které sice nemusí způsobit absolutní neplatnost smlouvy, ale výrazně komplikují pracovní vztah a vystavují zaměstnavatele riziku.
A. Podstatné náležitosti, které nesmí chybět
Tyto body musejí být ve smlouvě sjednány, jinak je neplatná:
- Druh práce: Musí být popsán dostatečně určitě, aby bylo jasné, jakou práci má zaměstnanec vykonávat. Příliš široké nebo vágní vymezení (např. „administrativní pracovník“) sice není chybou neplatnosti, ale může vést ke sporům o pracovní náplň a ztěžuje přidělování práce.
- Místo nebo místa výkonu práce: Tato náležitost je klíčová pro určení, kde zaměstnanec práci vykonává, a má přímý dopad na cestovní náhrady a na možnosti zaměstnavatele vyslat zaměstnance na pracovní cestu.
- Chyba: Sjednání příliš širokého místa výkonu práce, např. „celá Česká republika“. Pokud není sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že jím je místo výkonu práce. To ale nesmí být širší než jedna obec (§ 34a). Sjednání „celá ČR“ bez vymezení pravidelného pracoviště znamená, že zaměstnavatel by musel hradit cestovní náhrady za jakoukoli cestu, která by překročila hranice obce, ve které je zaměstnanec skutečně usazen (např. z bydliště na firemní pobočku).
- Den nástupu do práce: Musí být uveden konkrétní den, od kterého pracovní poměr vzniká. Chyba: Nástup do práce bez řádně podepsané písemné smlouvy před tímto dnem je porušením zákona.
B. Nejčastější chyby a sporné body
Kromě absence podstatných náležitostí se v praxi často setkáváme s těmito problémy:
- Opakované uzavírání smluv na dobu určitou: Pracovní poměr na dobu určitou smí trvat maximálně 3 roky a smí být prodloužen nebo znovu sjednán nejvýše dvakrát. Celková doba trvání pracovního poměru na dobu určitou tak činí maximálně 9 let (3 x 3 roky). Každé další prodloužení nebo nové sjednání musí být provedeno po uplynutí 3 letod posledního sjednání nebo prodloužení. Porušení tohoto pravidla vede k tomu, že pracovní poměr se ze zákona stává poměrem na dobu neurčitou, pokud zaměstnanec písemně oznámí zaměstnavateli, že trvá na dalším zaměstnávání.
- Mzdový výměr vs. mzda ve smlouvě: Mzda (nebo plat) sice nemusí být podstatnou náležitostí pracovní smlouvy (lze ji sjednat v samostatném mzdovém/platovém výměru), ale pro zaměstnance je výhodnější mít ji sjednanou přímo ve smlouvě. Mzdový výměr totiž může zaměstnavatel jednostranně změnit (písemně a předem), kdežto změna mzdy sjednané ve smlouvě vyžaduje dohodu obou stran.
- Švarcsystém: Jedná se o nejzásadnější riziko. Jde o zastřený pracovní poměr, kdy je práce vykonávána na živnostenský list (IČO), ale fakticky splňuje znaky závislé práce (např. práce jménem zaměstnavatele, pod jeho řízením, v pracovní době určené zaměstnavatelem, na jeho náklady a s jeho prostředky). Švarcsystém je nelegální a hrozí za něj vysoké pokuty jak zaměstnavateli, tak i „zaměstnanci“.
- BOZP (Bezpečnost a ochrana zdraví při práci): Nedostatečné proškolení zaměstnance, zejména pro specifické rizika dané práce nebo pro práci z domova, je častou chybou.
- Nejasná délka zkušební doby: Zkušební doba může být sjednána nejvýše na 3 měsíce u řadových zaměstnanců a na 6 měsíců u vedoucích zaměstnanců. Musí být sjednána písemně a nejpozději v den nástupu do práce. Nelze ji dodatečně prodlužovat, prodlužuje se pouze o dobu celodenních překážek v práci (např. nemoc).
II. Práce na dálku (Home Office): Pravidla a nová legislativa 🏡
Práce na dálku, známá jako home office, byla v českém právu dlouho jen rámcově upravena. Novela zákoníku práce, která vstoupila v platnost v říjnu 2023, přinesla detailní pravidla, která se zaměřují především na písemnou dohodu a náhradu nákladů.
A. Písemná dohoda je povinná
Základním pravidlem je, že práce na dálku musí být sjednána písemně v Dohodě o práci na dálku (může být součástí pracovní smlouvy, ale i samostatná). Dohoda by měla obsahovat:
- Místo/Místa výkonu práce na dálku: Musí být konkrétně vymezeno (např. adresa trvalého bydliště). Práce z ciziny vyžaduje výslovný souhlas zaměstnavatele a řešení otázek jako je zdravotní a sociální pojištění (tzv. A1 formulář).
- Způsob komunikace a zadávání práce a kontroly: Jak a kdy probíhá komunikace (např. denní meetingy online, e-maily) a jak je práce kontrolována.
- Rozsah práce na dálku: Může být sjednána stálá práce z domova, nebo např. jen 2 dny v týdnu.
- Rozvržení pracovní doby: Sjednává se, zda si zaměstnanec sám rozvrhuje pracovní dobu (nejčastější u HO) nebo zda ji rozvrhuje zaměstnavatel.
B. Povinná náhrada nákladů
Novela zavedla povinnost zaměstnavatele hradit náklady vzniklé při práci z domova. Lze si vybrat ze dvou variant, které je nutné sjednat písemně:
- Paušální náhrada: Zaměstnavatel může zaměstnanci vyplácet paušální částku za každou započatou hodinu práce z domova. Tuto částku stanovuje Ministerstvo práce a sociálních věcí a je pravidelně aktualizována (od 1. 1. 2024 je to např. 4,50 Kč/hod). Tato paušální částka je osvobozena od daně z příjmů a odvodů.
- Prokázané náklady: Zaměstnavatel hradí skutečně vynaložené náklady, které zaměstnanec prokáže (např. vyšší spotřeba energií). Zde je potřeba dbát na pečlivé vedení evidence.
💡 Zaměstnavatel a zaměstnanec se mohou písemně dohodnout, že náhrada nákladů náleží pouze ve výši, kterou prokáže zaměstnanec (tedy varianta 2), nebo že náhrada nákladů nepřísluší vůbec. Toto ujednání musí být písemné.
C. Pravidla BOZP pro home office
Zaměstnavatel má i při práci z domova povinnost zajistit bezpečné a zdravé pracovní prostředí, což se týká zejména elektrických spotřebičů, ergonomie a proškolení.
- Proškolení BOZP: Zaměstnanec musí být proškolen o rizicích práce z domova.
- Vstup na pracoviště: Zaměstnavatel má právo zkontrolovat pracoviště zaměstnance, avšak pouze s jeho souhlasem a předchozím oznámením. Oprávnění ke kontrole by mělo být sjednáno v dohodě.
D. Ukončení práce na dálku
Dohodu o práci na dálku lze ukončit dvěma způsoby:
- Dohodou k sjednanému dni.
- Písemnou výpovědí s 15denní výpovědní dobou bez udání důvodu. Tuto možnost má jak zaměstnanec, tak zaměstnavatel. V dohodě lze sjednat, že tato možnost výpovědi je vyloučena.
E. Ochrana zranitelných skupin
Novela zavedla zvýšenou ochranu pro těhotné zaměstnankyně, rodiče pečující o dítě mladší 9 let a zaměstnance pečující o závislou osobu. Pokud tito zaměstnanci požádají o práci na dálku, zaměstnavatel je povinen jim písemně odůvodnit, proč jejich žádosti nevyhověl. Odmítnutí tedy není nárokové, ale musí být transparentně vysvětleno.
Správně sestavená pracovní smlouva a srozumitelná pravidla pro home office jsou základem pro bezproblémový a legální pracovní vztah. Zaměstnavatelé by měli věnovat maximální pozornost zejména podstatným náležitostem smlouvy a novým pravidlům pro náhradu nákladů a písemné dohodě o práci na dálku, aby předešli vysokým pokutám a sporům s Inspekcí práce. Zaměstnanci by zase měli trvat na jasném vymezení svých práv a povinností, zejména pak na sjednání mzdy ve smlouvě a řešení kompenzací za práci z domova.