Právo veřejných zakázek je komplexní a dynamická oblast, která klade vysoké nároky na všechny zúčastněné subjekty. Primárním cílem zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ), je zajištění transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace při nakládání s veřejnými prostředky.
Ačkoliv je zákon pro zadavatele závazným průvodcem, praxe ukazuje, že pochybení jsou spíše pravidlem než výjimkou. Přitom každé porušení ZZVZ může vést k vysokým sankcím od Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS), zrušení celého zadávacího řízení nebo dokonce k problémům s čerpáním dotací.
Níže uvádíme detailní přehled nejčastějších chyb, kterých se zadavatelé dopouštějí, rozdělených podle fází zadávacího procesu.
1. Přípravná fáze: Vymezení a specifikace zakázky
Chyby, ke kterým dochází na samém počátku, mívají nejfatálnější důsledky, protože se promítají do celého následného řízení.
A. Nesprávné určení druhu a hodnoty zakázky
Zásadní pochybení nastává, pokud zadavatel nesprávně určí předpokládanou hodnotu zakázky nebo ji nedovoleně dělí.
- Nedovolené dělení zakázky: Zadavatel rozdělí jednu věcně související zakázku na několik menších s cílem snížit předpokládanou hodnotu pod zákonné limity. Tím se vyhne přísnějšímu režimu (např. namísto nadlimitní zakázky zadává několik podlimitních nebo zakázek malého rozsahu), čímž obchází principy transparentnosti a soutěže. ÚOHS posuzuje věcnou, časovou a funkční souvislost jednotlivých plnění.
- Nesprávné určení typu zadavatele: Chyba ve stanovení, zda se jedná o veřejného, dotovaného nebo sektorového zadavatele, může vést k aplikaci nesprávného režimu a postupů.
B. Diskriminační zadávací podmínky (Technická specifikace)
Zadávací dokumentace musí být definována tak, aby umožnila soutěž mezi širokým okruhem potenciálních dodavatelů.
- Značková specifikace: Požadavek na konkrétní výrobek, značku či model bez dodání doložky „nebo rovnocenný“, nebo pokud není technická rovnocennost dostatečně popsána. Takové požadavky bezdůvodně zvýhodňují jednoho dodavatele.
- Nejasná/nedostatečná specifikace: Technické podmínky jsou příliš obecné, nejednoznačné nebo neúplné. Dodavatelé pak nejsou schopni kvalifikovaně ocenit nabídku nebo poptávané plnění přesně splnit.
- Požadavek kompatibility: U zakázek na rozšíření stávajících systémů (zejména IT) je častou chybou nedostatečný popis stávajícího systému, jeho rozhraní a nejasné vymezení potřebné součinnosti. To automaticky zvýhodňuje stávajícího dodavatele, který jako jediný disponuje potřebnými informacemi.
2. Fáze kvalifikace a hodnocení: Diskriminace a netransparentnost
Tato fáze je klíčová pro zajištění rovného zacházení a přiměřenosti požadavků.
A. Přehnané a diskriminační kvalifikační požadavky
Zadavatelé často požadují kvalifikaci, která je nepřiměřená k rozsahu a povaze poptávaného plnění.
- Nepřiměřený obrat: Požadavek na finanční obrat, který je mnohonásobně vyšší než předpokládaná hodnota zakázky. Tím jsou vyloučeni menší, ale plně kompetentní dodavatelé.
- Specifické reference: Požadavek na reference s vazbou na konkrétní typ zadavatele (např. „pouze zakázky pro nemocnice“ nebo „pouze pro školy“), ačkoli dané plnění (např. výměna oken za provozu) není natolik specifické, aby takové omezení odůvodňovalo. Tím se zužuje okruh potenciálních dodavatelů.
- Příliš krátká referenční doba: Požadování referencí jen za velmi krátké období v minulosti, čímž se znevýhodňují dodavatelé s prokazatelnými zkušenostmi, které však získali dříve.
B. Netransparentní hodnocení
Hodnocení nabídek musí být objektivní, prokazatelné a transparentní.
- Subjektivní kritéria: Stanovení hodnoticích kritérií, která jsou obtížně měřitelná, nejasná nebo umožňují libovolné (subjektivní) hodnocení ze strany komise. Např. příliš vágně definované kritérium „Kvalita řešení“ bez konkrétní metodiky hodnocení.
- Nulové nabídky/Neobjasněné MNNC: Nedostatečné vypořádání se s mimořádně nízkou nabídkovou cenou (MNNC). Pokud zadavatel nabídku s MNNC nevyjasní a neodůvodní (nebo nevyloučí), riskuje zrušení řízení. Totéž platí pro tzv. nulové nabídky (část plnění zdarma).
C. Nesprávné vyloučení dodavatele
Zadavatelé často chybují při vylučování uchazečů, a to zejména v souvislosti s právem na objasnění/doplnění nabídky.
- Vyloučení pro formální chybu: Vyloučení účastníka pro drobný formální nedostatek (např. chybějící podpis na příloze) bez předchozí výzvy k objasnění nebo doplnění. Zadavatel je povinen postupovat v souladu se zásadou přiměřenosti a umožnit nápravu, pokud se nejedná o podstatnou změnu nabídky.
- Omezení doplňování kvalifikace: V podlimitním zjednodušeném řízení nesmí zadavatel požadovat doložení kvalifikace jinak než čestným prohlášením. Požadavek na kopie dokladů v této fázi je porušením zákona.
3. Fáze uzavření a plnění smlouvy: Dodatky
Velké riziko pro zadavatele představují změny již uzavřené smlouvy. Zákon je přísný a ne každá změna je přípustná.
Podstatná změna závazku ze smlouvy
Podstatná změna smlouvy se považuje za zadání nové veřejné zakázky bez provedení zadávacího řízení, což je jedno z nejzávažnějších pochybení s rizikem nejvyšších sankcí.
Změna je považována za podstatnou, pokud by:
- Rozšířila předmět zakázky nad rámec původního plnění.
- Změnila ekonomickou rovnováhu smlouvy ve prospěch vybraného dodavatele.
- Byla podstatná pro okruh potenciálních dodavatelů: Kdyby zadavatel věděl o takové změně na počátku řízení, mohl by ovlivnit okruh účastníků nebo výběr nejvhodnější nabídky. (Např. prodloužení termínu dodání, které by v původním řízení mohlo odradit jiné dodavatele).
Zadavatel smí provést pouze změny definované přímo v ZZVZ (§ 222), např. nepodstatné změny, změny na základě vyhrazených změn (tzv. opce) nebo změny v důsledku nepředvídatelných okolností (což je nejobtížněji prokazatelný důvod).
4. Fáze administrativy a komunikace
I formální a administrativní postupy mohou vést k problémům.
- Nedodržení lhůt: Nedodržení zákonných lhůt (např. pro odeslání oznámení o výsledku, pro vyřízení námitek nebo pro uveřejnění na profilu zadavatele).
- Chybné uveřejnění: Neuveřejnění všech povinných dokumentů na profilu zadavatele nebo předčasné uveřejnění nadlimitní zakázky na národní úrovni před publikací v Úředním věstníku EU (TED).
- Nevhodný elektronický nástroj: Použití necertifikovaného elektronického nástroje pro komunikaci s dodavateli (např. běžný webový formulář místo řádného E-nástroje).
- Uchovávání dokumentace: Nedostatečná a neúplná archivace dokumentace k zakázce po zákonem stanovenou dobu (10 let od uzavření smlouvy).
Opatrnost a prevence jako nejlepší obrana
Kontrolní praxe ÚOHS ukazuje, že většina pochybení pramení z nedostatečné přípravy, neznalosti zákona nebo obcházení základních principů.
Pro zadavatele platí klíčové doporučení:
- Transparentnost a přiměřenost: Všechny požadavky musí být objektivně odůvodnitelné a přiměřené k předmětu zakázky.
- Konzultace: Využívat předběžné tržní konzultace (umožňuje ZZVZ), aby bylo vymezení zakázky realistické.
- Interní kontrola: Zavést robustní interní kontrolní systém a pravidelně školit pracovníky zodpovědné za zadávání zakázek.
Nejlepší prevencí je včasné zapojení kvalifikovaných právních a technických specialistů, kteří zajistí soulad zadávací dokumentace s dynamicky se vyvíjející legislativou a kontrolní praxí ÚOHS. Vyhnete se tak drahým sankcím a zbytečnému zrušení celého řízení.