Systém datových schránek představuje klíčový pilíř digitalizace veřejné správy v České republice. Pro podnikatelské subjekty, tedy právnické osoby a podnikající fyzické osoby (OSVČ), se jedná o nástroj, který výrazně mění způsob komunikace se státem a přináší řadu závazných povinností. Neplnění těchto povinností je přitom spojeno s reálným rizikem finančních sankcí. Tento článek podrobně rozebírá povinnosti firem v souvislosti s datovými schránkami a upozorňuje na možné postihy za jejich nedodržení.
I. Zákonný rámec a povinnost zřízení datové schránky
Datové schránky jsou upraveny zejména zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Od 1. ledna 2023 došlo k významnému rozšíření okruhu subjektů, pro které je datová schránka povinná, a to i v případě, že si ji samy aktivně nezřídily.
Kdo má povinnost datovou schránku mít?
Povinnost zřídit a používat datovou schránku platí pro:
- Všechny právnické osoby zapsané v registru právnických osob (např. obchodní společnosti, spolky, nadace, ústavy, společenství vlastníků jednotek – SVJ).
- Podnikající fyzické osoby (OSVČ) zapsané v zákonem stanovené evidenci (např. živnostenský rejstřík).
Těmto subjektům byla datová schránka zřízena ze zákona automaticky a stát jim zaslal přístupové údaje. Ačkoliv nepodnikající fyzické osoby povinnost nemají, mohou si ji zřídit dobrovolně.
Zřízení a zpřístupnění
Datová schránka je zřízena automaticky a bezplatně. Klíčovým momentem je její zpřístupnění. Datová schránka zřízená ze zákona se stává zpřístupněnou:
- Prvním přihlášením oprávněné osoby (např. statutárního orgánu nebo OSVČ) do schránky.
- Patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů, a to i v případě, že se oprávněná osoba do schránky nepřihlásí.
Dnem zpřístupnění začíná pro subjekt platit plná povinnost komunikovat s orgány veřejné moci (OVM) elektronicky.
II. Povinnosti firmy plynoucí z držení datové schránky
Z držení zpřístupněné datové schránky pro podnikatelský subjekt vyplývají dvě hlavní kategorie povinností:
1. Povinnost elektronické komunikace s OVM
Zákon ukládá podnikatelům, kteří mají zpřístupněnou datovou schránku, povinnost činit úkony vůči orgánům veřejné moci (např. finanční úřad, ČSSZ, zdravotní pojišťovny) výhradně prostřednictvím datové schránky nebo jiným zákonem stanoveným elektronickým způsobem. To se týká zejména:
- Podávání daňových přiznání (např. k dani z příjmů, DPH).
- Podávání kontrolních a souhrnných hlášení DPH.
- Zasílání přehledů na sociální pojištění (ČSSZ) a zdravotním pojišťovnám.
- Komunikace ve správním řízení (žádosti, odvolání, podání).
Klíčová poznámka: Pokud subjekt s povinnou datovou schránkou podá dokument v listinné podobě (papírově) nebo jiným neelektronickým způsobem, který není zákonem dovolen, dopouští se porušení povinnosti.
2. Povinnost aktivní správy schránky a fikce doručení
Datová schránka slouží orgánům veřejné moci k doručování dokumentů. Jakmile OVM odešle dokument do datové schránky, platí následující pravidla doručení:
- Doručení přihlášením: Dokument je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí oprávněná osoba.
- Fikce doručení: Pokud se oprávněná osoba nepřihlásí do 10 dnů od odeslání dokumentu, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty.
Fikce doručení je pro firmy největším rizikem. I když zprávu neotevřou, nastávají stejné právní účinky, jako by ji převzaly. To znamená, že začínají běžet lhůty pro odvolání, pro podání daňového přiznání, pro úhradu nedoplatku apod. Je proto nezbytné zajistit pravidelnou kontrolu obsahu datové schránky.
III. Sankce za neplnění povinností
Neplnění povinností spojených s datovou schránkou může vést k uložení různých typů sankcí. Ty se nejčastěji týkají porušení daňových a správních předpisů.
1. Sankce za nedodržení elektronické formy podání
Pokud podnikatel, který má povinně zřízenou datovou schránku, podá daňové přiznání (nebo jiné vyžadované podání) v listinné formě namísto elektronické, finanční úřad automaticky uloží pokutu.
- Pokuta za nedodržení elektronické formy podání: Podle daňového řádu (např. § 247a) se ukládá pokuta 2 000 Kč.
- Tato pokuta je povinná a finanční úřad nemá pravomoc ji snížit nebo prominout (s výjimkou úkonů z oblasti daně z přidané hodnoty).
- Pokud by toto porušení mělo za následek závažné ztížení správy daní, může správce daně uložit pokutu až do výše 50 000 Kč.
2. Sankce spojené s fikcí doručení a zmeškáním lhůt
Nejčastější a potenciálně nejzávažnější sankce vznikají v důsledku přehlédnutí doručeného dokumentu kvůli nepravidelné kontrole schránky, čímž dojde ke zmeškání zákonné lhůty (fikce doručení):
- Pokuta za opožděné podání daňového přiznání: Zmeškání lhůty pro podání přiznání (která začala běžet fikcí doručení) vede k pokutě ve výši 0,05 % stanovené daně za každý den prodlení, maximálně 5 % daně nebo 300 000 Kč. Pokud je prodlení delší než 5 pracovních dnů, činí pokuta minimálně 500 Kč.
- Pokuty za neplnění povinností v rámci DPH (kontrolní hlášení): Jsou pevně stanoveny a mohou být velmi citelné. Například:
- 1 000 Kč za pozdní podání bez výzvy.
- 10 000 Kč za podání v náhradní lhůtě po výzvě.
- 30 000 Kč za nepodání následného hlášení k opravě na výzvu.
- 50 000 Kč za nepodání ani v náhradní lhůtě.
- Úrok z prodlení: Kromě pokut se z dlužné částky (např. nedoplatku daně) počítá úrok z prodlení za každý den prodlení s platbou. Roční sazba úroku je vysoká, zpravidla repo sazba ČNB zvýšená o 8 procentních bodů.
- Pořádková pokuta: Správní orgán může uložit pořádkovou pokutu až do výše 50 000 Kč subjektu, který ztěžuje nebo maří výkon správy daní (např. neposkytuje součinnost, nereaguje na výzvy, které byly doručeny fikcí).
3. Sankce za zneužití datové schránky
Zákon pamatuje i na možnost zneužití systému datových schránek k nekalým účelům:
- Šíření nevyžádaných obtěžujících sdělení (spam): Za užití datové schránky k rozesílání spamu může být právnické osobě uložena pokuta až do výše 10 000 000 Kč.
- Šíření škodlivého programu: Za šíření počítačového programu, který by mohl poškodit systém datových schránek, údaje v něm obsažené nebo výpočetní techniku, hrozí právnické osobě pokuta až do výše 20 000 000 Kč.
IV. Doporučení pro firmy a prevence sankcí
Vzhledem k závazným povinnostem a riziku sankcí je klíčové, aby firmy zavedly účinné mechanismy pro správu datové schránky:
- Pravidelná a systematická kontrola: Zaveďte interní pravidlo denní nebo alespoň každodenní kontroly datové schránky a jejího obsahu, aby se předešlo fikci doručení.
- Delegování a pověření osob: Statutární orgán by měl neprodleně pověřit další osoby (např. administrativní pracovníky, účetní) k přístupu do datové schránky, aby byla zajištěna zástupnost a kontinuita.
- Propojení s účetními/daňovými systémy: Využívejte softwarové nástroje, které umožňují automatické stahování zpráv a jejich integraci do vnitřního informačního systému.
- Zálohování a archivace: Pamatujte, že datové zprávy nejsou ve schránce uloženy neomezeně (obvykle 90 dní) a je nutné je včas stáhnout a archivovat.
- Důsledné elektronické podání: Veškerá komunikace s OVM musí probíhat elektronicky, ideálně přímo prostřednictvím datové schránky. Předejdete tak pokutě 2 000 Kč za listinné podání.
Datová schránka je pro firmy nezvratnou realitou a vyžaduje změnu interních procesů. Její správné a aktivní používání je nutností, nikoliv volitelným komfortem, a stalo se integrální součástí dodržování zákonných povinností podnikatelského subjektu. Zanedbání správy schránky vede k vážným právním i finančním důsledkům, které se rovnají ignorování doporučených dopisů.